Die Telefonaktion ist eine effektive Form, um in kurzer Zeit mit sehr vielen Menschen ins Gespräch zu kommen. Gerade in Pandemie Zeiten ist sie häufig die einzige Form, um mit vielen Menschen in Ruhe sprechen zu können.

Wir unterteilen eine Telefonaktion in drei Phasen: 

1. Die Vorbereitung
2. Die Durchführung
3. Die Nachbereitung

Ihr könnt die Folge hier anhören:

1. Die Vorbereitungsphase

Zu allererst müssen wir ein paar Fragen beantworten:

Erste Frage:
Wen wollen wir anrufen und woher bekommen wir die Nummern?

Wollen wir unsere eigenen Mitglieder in der Partei oder im Verein anrufen, dann müssen wir in der Mitgliedsdatenbank Informationen dazu haben. Gerade bei großen Organisationen ist es wichtig im Vorfeld abzuklären, welche Datenschutzbestimmungen beachtet werden müssen und ob es dafür möglicherweise ausgefüllte Formulare braucht.

Wollen wir Menschen in einem Viertel oder Nutzer*innen der öffentlichen Verkehrsmittel anrufen? Dann wird es schon schwieriger, wir müssen mehr Vorarbeit leisten. 

Hier eignen sich Kontaktkarten oder Kontaktformulare auf einer Homepage wunderbar. Diese müssen in irgendeiner Form an Menschen kommen. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten bspw. Haustürgespräche, Infostände, online Werbung für eine bestimmte Zielgruppe, Gewinnspiele usw. usf. 

Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Gerade bei der Vorbereitung einer Telefonaktion wird einem bewusst, wie wertvoll die Kontaktdaten von Menschen sind.

Daher sollten wir bei allen Aktionen immer Kontaktdaten sammeln und pflegen!

Zweite Frage:
Warum wollen wir die Menschen anrufen?

Keine Telefonaktion ohne klares Ziel. In unserer Kampagnenplanung kann eine Telefonaktion ein guter Kampagnenschritt sein. Das bedeutet, er dient dazu die nächste Kampagnenstufe zu erreichen. Wir definieren also bei einer Telefonaktion im Vorfeld was wir damit qualitativ erreichen wollen bspw. Mobilisierung zu einer Aktion/ Aktiventreffen und was wir vor allem quantitativ erreichen wollen bspw. 100 Gespräche führen und davon kommen 10 neue Leute auf das Aktiventreffen.

Dritte Frage:
Wie wollen wir die Menschen erreichen?

Je nach Anzahl der zu führenden Telefonaten kann es sinnvoll sein eine Telefonsoftware zu verwenden. Dies hat mehrere Vorteile. 

A. Sogenannte Dialer Software wählt automatisch die Nummern. Geht jemand nicht ans Telefon oder die Nummer ist falsch, wird automatisch die nächste Nummer gewählt. Das erspart uns das lästige Tippen der Nummern und spart mächtig Zeit.

B. Wir können eine Nummer festlegen, die angezeigt wird. Dadurch müssen unsere Aktive nicht ihre eigenen Nummern verwenden und alle möglichen Rückrufe aus der Telefonaktion laufen zentral zusammen und können da beantwortet werden.

C. Wir können unseren Gesprächsleitfaden hinterlegen und mögliche Antworten direkt darin erfassen. Wie wir diesen am besten aufbauen erfahrt ihr in der Durchführungsphase. 

Als Beispiel, wir wollen die Themen der Menschen erfahren, dann können wir eine Textbox in der Software an der Stelle im Gesprächsleitfaden einbauen und die Antworten dort notieren. Oder aber wir halten die Antwort auf die Frage „Bist du bei der Aktion dabei?“ in einer Checkbox fest. Der riesige Vorteil, die spätere Auswertung ist sehr schnell erledigt, da die Software uns eine wunderbare Übersicht der Telefonaktion liefert.

Wichtig ist sich genau zu informieren, wie der Datenschutz der Software ist, die wir verwenden wollen. Hierzu gibt es viele Portale im Internet, die eine Übersicht liefern. Einfach mal bei Google „Dialer Software“ eingeben.

Für alle, die es klassisch gestalten wollen braucht es natürlich eine andere Vorbereitung. Neben dem Gesprächsleitfaden brauchen wir Formulare in denen wir das Ergebnis des Gesprächs eintragen können. Mit wem haben wir gesprochen? Was waren die Antworten? Hierzu eignen sich vorgedruckte Formulare, die sich am Gesprächsleitfaden orientieren und somit eine einheitliche Vergleichbarkeit ermöglichen. Das erleichtert im Anschluss die Auswertung.

Vierte Frage:
Wer ruft an?

Im Idealfall die Aktiven, die beispielsweise selbst im Wohnblock wohnen oder auch mit dem Bus unterwegs sind. Wichtig ist, in Vorbereitung auf die Telefonaktion gemeinsam den Gesprächsleitfaden zu üben und dafür ausreichend Zeit einzuplanen. Auch wenn sie sehr verhasst sind und viel Scheu besteht, am besten eignen sich dafür Rollenspiele bei denen die Teilnehmer*innen in die unterschiedliche Rolle schlüpfen. Der positive Effekt dieser Übungen ist wissenschaftlich erwiesen. Es gibt uns die Möglichkeit direkt gegenseitig Feedback zu geben und man kommt in den Telefonmodus. 

Fünfte Frage:
Wann rufen wir an?

Diese Frage kann man wunderbar bei einem Aktiventreffen diskutieren bei dem die Telefonaktion vorbereitet wird. Dort sitzen die Menschen aus dem Wohnblock oder Betrieb und wissen genau, wann sie beispielsweise selbst erreichbar sind oder wie die Schichten fallen. Meist ist es hilfreich zwei oder sogar drei Termine zu unterschiedlichen Tageszeiten an aufeinanderfolgenden Tagen zu vereinbaren. Das erhöht den Erfolg. 

2. Die Durchführungsphase

Wir werden nie alle Menschen erreichen, davon dürfen wir uns nicht entmutigen lassen. Häufig ist es gerade für Organisationen überraschend, wie schlecht die Datenlage ist, was richtige Telefonnummern angeht.

Der entscheidende Knackpunkt für einen erfolgreichen Verlauf der Telefonaktion ist ein guter Gesprächsleitfaden. Er gibt unseren weniger erfahrenen Aktiven halt und garantiert, dass alle Aspekte berücksichtigt werden. Je nach Zielsetzung der Telefonaktion hat er unterschiedliche Schwerpunkte, grundsätzlich ist das Gerüst jedoch immer gleich.

Einleitung:

Wir steigen ein indem wir uns vorstellen. 

„Hallo mein Name ist Stefan, ich rufe an von der Initiative schöner wohnen im Sumpf. Wir hatten damals zwischen Tür und Angel gesprochen und ich hatte dir zugesagt, dass ich mich melden werden, um über die Situation bei euch im Sumpfloch zu sprechen. Hast du kurz fünf Minuten Zeit?“

Wir sagen wer wir sind, warum wir anrufen und was wir von der Person wollen. Dann fragen wir ob es gerade passt. 

Wichtiger Hinweis:
Kein Wischi Waschi! Sollte die Person gerade keine Zeit haben ist das kein Problem, aber wir bleiben verbindlich und geben Optionen für ein weiteres Gespräch:

„Das ist verständlich, wir können gerne wann anders telefonieren. Wie sieht es bei dir morgen Mittag oder Abend aus?“ 

Wieder negative Antwort? Dann weitere Optionen vorschlagen oder Alternative Termine abfragen. Wichtig ist an der Stelle die Beharrlichkeit. Das fühlt sich im ersten Moment unangenehm an, einer Person so auf die Pelle zu rücken, aber wir machen das aus den guten Gründen. Wir wollen was erreichen!

Nach der Einleitung geht es im bekannten Muster weiter und ist nachzuhören in der Folge „1:1 Gespräch“. Wir bauen unseren Gesprächsleitfaden nach dem A-H-A Prinzip auf und je nach Zielsetzung haben wir entweder einen Schwerpunkt auf dem Finden des richtigen Themas der Person, also bekommt der Anger Part eine größere Bedeutung oder wir kennen das Thema schon, dann müssen wir die Wut „nur“ neu wecken und dann überleiten zur Hoffnung und vor allem dann Aktion mit einer Einladung verbinden. 

Es macht Sinn eine Telefonaktion gemeinsam vor Ort durchzuführen. Das unterstreicht das kollektive unserer Handlung und wir motivieren uns gegenseitig auch nach 10 negativen Telefonaten weiterzumachen. Gleichzeitig kann man sich untereinander austauschen, was hat gut klappt und was weniger. Wichtig ist, der Gesprächsleitfaden ist nicht in Stein gemeißelt. Das was funktioniert wird aufgenommen, das was Mist ist, fliegt raus.

3. Die Nachbereitungsphase

Die Telefonaktion ist gelaufen und wir sind alle erstmal platt. Jetzt geht es darum die Ergebnisse zusammenzutragen. Haben wir eine Telefonsoftware benutzt können wir die Ergebnisse exportieren und betrachten. Haben wir von Hand gearbeitet braucht es noch ein Übertragen der Ergebnisse in eine Excel Tabelle.

Was sagen die Zahlen? Wie war die Stimmung der Angerufenen? Haben wir unsere Ziele erreicht? Hatten wir im Vorfeld Dinge nicht auf dem Schirm?

Wichtig ist es auch einmal jede und jeden zu Wort kommen zu lassen, um von den eigenen Erfahrungen zu berichten. Sollte es viele negative Telefonate gegeben haben, braucht es das gegenseitige Empowerment.

Zusammenfassung:

Eine Telefonaktion braucht viel Vorbereitung bei der unter anderem folgende Fragen beantwortet werden müssen:

– Wen wollen wir anrufen und woher bekommen wir die Nummern? 
– Brauchen wir vielleicht im Vorfeld noch eine Aktion, um Kontaktdaten zu sammlen?
– Warum wollen wir die Menschen anrufen?
– Wie wollen wir die Menschen erreichen?
– Wer ruft an? Wie viel Zeit müssen wir für die Schulung der Teilnehmer*innen einplanen?
– Wann rufen wir an?

Bei der Durchführung empfiehlt es sich, sich zentral zu treffen, um die Telefonaktion gemeinsam durchzuführen.

Entscheidend bei der Telefonaktion ist ein guter Gesprächsleitfaden, der nach dem A-H-A Prinzip aufgebaut ist.

Im Anschluss an die Telefonaktion findet die Auswertung statt und das Ergebnis, sowie die jeweiligen Erfahrungen werden gemeinsam diskutiert.