In dieser Folge der „Organisier Dich! Basics“ wollen wir uns mit einem kollektiven Instrument beschäftigen, das uns vom Basisaufbau bis zur erfolgreichen Beendigung unserer Kampagne begleitet, das Aktiventreffen.

Aktiventreffen sind der zentrale Ort unserer Organizing Kampagne. Anders als die meisten politischen Treffen oder Sitzungen, sollen Aktiventreffen nicht dazu dienen das Problem ständig weiter zu diskutieren, sondern ihre Funktion besteht darin einen gemeinsamen Ort der Planung und Absprache zu entwickeln. Was man vor dem Aktiventreffen beachten muss und warum es nach dem Aktiventreffen erst so richtig los geht mit der Arbeit, erfahrt ihr in dieser Folge!

Wir werden in dieser Folge auf drei Aspekte eingehen:

1. Was muss vor dem Aktiventreffen beachtet werden?
2. Der Ablauf eines Aktiventreffens, Tipps für ein erfolgreiches Aktiventreffen
3. Was muss nach dem Aktiventreffen beachtet werden?

Wie immer gilt bei Organizing Werkzeugen, das was in der Praxis funktioniert wird umgesetzt. Wir hoffen die folgenden Informationen sind euch eine Hilfestellung, um in die Praxis zu kommen!

1. Was muss vor dem Aktiventreffen beachtet werden?

Bevor ihr den Termin für das Aktiventreffen festlegt und mit der Mobilisierung beginnt, beantwortet zuerst folgende Fragen:

– Was ist der Grund für das Aktiventreffen?
– Was ist unser Ziel mit dem Aktiventreffen?
– Wo stehen wir in unserer Kampagne?
– Wen laden wir ein?
– Was können mögliche Themen sein?
– Was ist unser Plan?
– Gibt es starke Aktive, die das Treffen mit vorbereiten können?

Ein Aktiventreffen ist kein Austausch- oder Vernetzungstreffen bei dem das Kennenlernen im Vordergrund steht. Es gibt einen klaren Grund und ein klares Ziel. Das macht den Unterschied bei der Teilnahme aus. Die Menschen bewegen sich dann aus ihrer Komfortzone oder verschieben ihre Prioritäten in ihrer Freizeit, wenn sie genau wissen wofür sie das machen.

Vor jedem Aktiventreffen ist Vorarbeit nötig. Neben der inhaltlichen Ausgestaltungen geht es darum, verbindliche Zusagen zu bekommen. Eine Faustformel die immer wieder genannt wird sind drei Kontakte mit allen Aktiven vor einem Aktiventreffen. Ob das bei ehrenamtlichen Organizing zeitlich machbar ist, hängt wahrscheinlich von der Größe der Struktur ab, allerdings verdeutlicht diese Vorgabe wie wichtig der enge persönliche Kontakt zu unseren Aktiven ist. Auf dieser Grundlage könnt ihr dann auch die Frage beantworten, wie viele Aktive zum Treffen kommen werden.

2. Der Ablauf eines Aktiventreffens

Dem Ablauf von Aktiventreffen liegt wie immer das AHA Prinzip zu Grunde. Wir haben im Vorfeld unsere Zielsetzung geklärt und können jetzt die einzelnen Phasen darauf ausrichten.

Wir beginnen mit der Anger Phase:

– Welche Themen beschäftigen die Aktiven?
– Wo drückt der Schuh?
– Gibt es eine neue Entwicklung, die diskutiert werden muss?

Tool Tip: Verwendet dafür eine große Metaplanwand und schreibt alle Themen die genannt werden auf Karten und pinnt sie sichtbar hin. Nehmt diese Themensammlung zu jedem Aktiventreffen mit. Ihr könnt dann Themen auch nach Inhalt Clustern oder kollektive Themen hervorheben. Außerdem eignet sich diese Methode sehr gut, um die Aktiven Themen gewichten zu lassen, also was betrifft die meisten und muss als erstes angegangen werden?

Gerade bei den ersten Treffen nimmt dieser Abschnitt viel Zeit ein. Die Menschen sollen sich richtig auskotzen können. Je mehr Menschen die selben Erfahrungen teilen, desto größer ist am Ende auch das kollektive Gefühl. Ich bin mit meinem Problem nicht alleine!

In der Hope Phase geht es um unseren Plan und Lösungswege:

– Was ist unsere Problemstellung und wie können wir sie lösen?

Der Plan ist verständlich und bringt echte Hoffnung auf Verbesserung mit sich. Gibt es mehrere Lösungswege muss der beste diskutiert werden. Klar ist, wir gehen die Schritte gemeinsam und jede Aktion lebt von der Beteiligung der vielen Aktiven. Malt den Plan in ein einfaches Schaubild, z.B. als Weg mit verschiedenen Meilensteinen, auf.

Am Ende stehen die Verabredungen in der Action Phase:

– Wer macht was bis wann?
– Was muss erledigt werden?
– Welches Ziel setzen wir uns bis zum nächsten Treffen, qualitativ und quantitativ?

Die Aufgaben Verteilung wird für alle sichtbar aufgeschrieben, genauso wie die Ziele. Diese Dokumentation bringen wir zum nächsten Treffen wieder mit und kontrollieren, ob die Umsetzung klappt oder nicht. Ein weiterer Punkt den wir im Aktivenkreis gemeinsam bearbeiten ist das Mapping. Wir können uns z.B. anschauen, wo sind Mitstreiterinnen und Mitstreiter und können die auch auf einer Karte eintragen.

Tipps:

– Zeit im Blick halten, nicht zu lang ansetzen, denn die Aktiven treffen sich in ihrer Freizeit, 1 Stunde ist eine gute Länge. Das angekündigte Ende muss dann natürlich auch eingehalten werden
– Die Menschen reden, wir moderieren
– Neue Menschen mit einbeziehen, aktiv ansprechen
– Die Teilnehmer/ innen mit dem Namen ansprechen (Namensschilder)
– Anwesenheitsliste + Handynummer, hilft uns später bei der Pflege unseres Mappings und wir behalten den Überblick, wer wann teilgenommen hat
– Gute Atmosphäre schaffen (Trinken etc.)
– Visualisierung erstellen, die das Gesagte strukturiert, NICHT komplett wiedergibt und diese fotodokumentieren, weniger ist mehr
– Bilder aufmalen und bildhafte Sprache verwenden

3. Nach dem Aktiventreffen

Die Aufgaben, die ihr verteilt und abfotografiert, dienen als gutes Fotoprotokoll, denn nach dem Aktiventreffen ist vor dem Aktiventreffen. Dabei ist es sinnvoll nicht erst bis zum nächsten Treffen zu warten, ob die Aktiven mit ihrer Aufgabe klar kommen. Ein enger Draht ist hilfreich, um einzelne dabei zu unterstützen einen Schritt weiterzukommen. Häufig sagen Aktive etwas zu und merken erst später, dass sie damit überfordert sind oder sie vergessen es ganz einfach. Wir wollen dafür sorgen, dass beim nächsten Treffen ein kollektives Erfolgserlebnis entsteht.

Fragen, die wir uns nach dem Treffen stellen müssen:

– Wer war da und wer war wie aktiv?
– Wer war nicht da und warum?
– Ist der Aktivenkreis repräsentativ? Also haben wir aus allen Abteilungen, Gruppen etc. jemand da?
– Wie gut ist der Kontakt zu den anderen?
– Wächst der Kreis und gewinnt an Dynamik? Wenn Leute nicht mehr kommen ist das ein Warnsignal und muss ausgewertet werden
– Übernehmen die Aktiven Aufgaben, Verantwortung und entwickeln sich weiter?

Das Aktiventreffen ist eins unserer wichtigsten Werkzeuge. Gleichzeitig braucht es viel Übung und Fingerspitzengefühl, um mit einer großen Anzahl an Menschen in Bewegung zu kommen. Wie bei allen Organizing Werkzeugen ist die Vorbereitung und die Praxis das A&O.

Wir wünschen Dir viel Erfolg und Organisier Dich!

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